Databehandleravtale (DPA)

Mellom:
Tinius Bilsenter Bjørkelangen AS (org.nr. 933 521 524), som eier og drifter løsningen SmartReklamasjon, heretter kalt Databehandler,
og den registrerte bilforhandleren, heretter kalt Behandlingsansvarlig.

1. Formål

Avtalen regulerer Databehandlers behandling av personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig i forbindelse med bruk av SmartReklamasjon-plattformen for håndtering av reklamasjoner, kundedialog og dokumentasjon mellom forhandler og sluttkunde.

2. Varighet

Avtalen gjelder så lenge forhandleren har en aktiv konto eller et aktivt kundeforhold hos SmartReklamasjon, og opphører når data er slettet i samsvar med punkt 7.

3. Type og kategori av opplysninger

• Kontaktdata: navn, telefon, e-post, adresse
• Kjøretøy- og saksdata: registreringsnummer, chassisnummer (VIN), verksted, feilkoder og bilder
• Kommunikasjon: meldinger, notater, svar, PDF-filer og dokumentasjon knyttet til reklamasjonssaker

4. Databehandlers plikter

• Kun behandle personopplysninger etter dokumenterte instrukser fra Behandlingsansvarlig.
• Opprettholde konfidensialitet og sikre data mot uautorisert tilgang eller endring.
• Bruke kryptering (TLS/SSL) for all kommunikasjon og sikre datalagring med tilgangskontroll.
• Varsle Behandlingsansvarlig uten ugrunnet opphold ved brudd på persondatasikkerheten.
• Ikke overføre data utenfor EØS uten gyldig rettsgrunnlag (SCC ved bruk av OpenAI API).
• Dokumentere sikkerhetstiltak etter forespørsel.

5. Underbehandlere

Databehandler benytter følgende godkjente underleverandører:

6. Rettigheter og tilsyn

Behandlingsansvarlig kan kreve dokumentasjon for sikkerhetstiltak og be om revisjon etter rimelig varsel. Databehandler plikter å bistå med nødvendig informasjon dersom Datatilsynet eller annen offentlig myndighet ber om innsyn.

7. Sletting og tilbakelevering

Ved avslutning av kundeforhold slettes eller anonymiseres alle personopplysninger innen 90 dager. Sikkerhetskopier som inneholder slike data slettes automatisk innen 180 dager. Behandlingsansvarlig kan når som helst kreve at data slettes umiddelbart ved skriftlig forespørsel.

8. Ansvar

Partene er ansvarlige etter gjeldende lov. Databehandler hefter kun for skader eller brudd som skyldes egne handlinger eller forsømmelser i strid med denne avtalen eller gjeldende personvernlovgivning.

9. Endringer

Eventuelle oppdateringer av denne avtalen publiseres på SmartReklamasjons nettside. Ved vesentlige endringer varsles alle registrerte forhandlere per e-post minst 30 dager før endringen trer i kraft.

Ved å fullføre registreringen og krysse av for aksept, inngås denne avtalen elektronisk mellom partene i samsvar med artikkel 28 i personvernforordningen (GDPR).

Versjon 1.0 – Oppdatert 19. oktober 2025